Kuidas dokumente kodus mugavalt hoida?

On palju olukordi, kus me kasutame kindlustuspoliise, tõendeid, tunnistusi. Seetõttu on inimesed sunnitud vajalikud paberid käepärast olema, hoidma dokumente kodus. Kuidas seda õigesti teha, et midagi ei kaoks ega rikneks?

Milliseid dokumente tuleks hoida?

Igal tänapäeva inimesel on hunnik pabereid igaks elujuhtumiks. Kuid kaugeltki mitte igaühte neist tasub hoida.

Loetleme dokumendid, mida on kohustuslik kodus omada:

• Loendit alustavad passid ja muud perekonnadokumendid. Näiteks testamendid, tunnistused.
• Tõendid, volikirjad, kviitungid ja muu kinnisvara ja transpordiga seonduv.
• Tunnistused, diplomid, lõputunnistused, sertifikaadid, mis kinnitavad hariduse omamist.
• Professionaalse tegevusega seotud paberid: tööraamatud, lepingud, kontraktid.
• Uuringute tulemused, ravikindlustuspoliisid ja tervisekaardid.
• Garantiitalongid, kviitungid kodumasinatele ja mööblile.
• Maksudega seotud paberid.

Eraldi võib välja tuua elektroonilised dokumendid või lihtsalt andmed digitaalsel kujul. Tavaliselt vastavad need mõnele ülalnimetatud punktile ja samuti tuleb neid säilitada.

Kui kaua tuleks pabereid säilitada?

Dokumendid võib jagada säilitusaja järgi. See sõltub iga konkreetse dokumendi kehtivusajast.

• Püsivad. Sellised paberid peaksid alati käepärast olema. Need on abielutunnistused, sünnitunnistused, haridust kinnitavad diplomid, meditsiiniandmed, notari poolt tõestatud andmed, testamendid, pensionitunnistused.
• Pikaajalised. Kinnisvara, auto ja kallite esemete dokumendid. Samuti kuuluvad siia professionaalsed paberid. Siia võib paigutada ka tšekid, kviitungid. Need on asjad, mida säilitatakse piisavalt kaua ja mis jäävad aktuaalseks teatud aja jooksul.
• Lühiajalised. Arstide, juristide, õpetajate teenuste tõendeid soovitatakse säilitada kolm aastat. Kommunaalteenuste lepingud ja väljavõtted eeldavad sama tähtaega.
• Kasutud. Kohe võib ära visata mittevajalikud õppe-, teabematerjalid, põhjalikult uuritud asjade juhised, arvestuslehed ja muu.

Eraldi võib märkida mittekohustuslikud dokumendid, millel on aga nende omaniku jaoks suur tähtsus. Nende hulka kuuluvad isiklikud päevikud, märkmed, fotod ja muud mälestusesemed. Tavaliselt hoitakse selliseid asju samuti kaua.

Seetõttu on soovitatav ära visata kõik, mida praegu ei kasutata ja mis ei pruugi tulevikus kasulik olla. Korra hoidmiseks tuleb regulaarselt oma 'varusid' puhastada ja kogunenud prügist vabaneda, samal ajal läbi vaadates tõeliselt olulised dokumendid.

Nõuanded vajalike paberite hoidmiseks

Reeglina hoitakse enamikes kodudes pabereid standardselt.

1. Esiteks sorteeritakse dokumendid valdkondade kaupa: kodused, tööalased, meditsiinilised jne.
2. Seejärel paigutatakse need märgistatud kaustadesse, mis kindlasti ei lase paberites segadust tekitada.
3. Saadud komplektid pannakse eraldi kasti või kotti. Muide, mugavuse huvides tehakse 'anuma' sees sageli vaheseinu, mis ei lase kaustadel seguneda. Samal ajal tuleb veenduda, et hoiukoht on lastele ja loomadele kättesaamatu, kuid asub kasutamiseks mugavalt.

Hea mõte on hoida sageli kasutatavaid isiklikke dokumente eraldi. Pass, haiguslugu, maksukohustuslase number ja pensionitunnistus mahuvad mugavalt plastikkottidesse, mis suletakse tõmblukuga. Sellised pakendid on õhukindlad ja hoiavad sisu täielikus korras, mitte lastes sellel näiteks märjaks saada. Samal ajal tuleks tervisega seotud dokumente hoida võimalikult ligipääsetavalt – et mitte raisata aega, kui neid kiiresti vaja läheb.

Õige on alati hoida kodus oluliste paberite koopiaid. Juhtumeid on igasuguseid ja selline varu võib ettenägematutes olukordades päästa.

Eriti olulisi dokumente võib paigutada seifi. Kaasaegne turg pakub suurt valikut hoiukohti, nii et iga ostja saab endale midagi sobivat leida. Ainult et seifis on parem dokumente mitte hoida plastkaustades – tulekahju korral sulab nende materjal kiiremini kui paber.

Mittebanaalsed viisid dokumentide hoidmiseks

Kirjeldatu tundub igav? Pole hullu! On olemas huvitavamaid ja mugavamaid viise paberite hoidmiseks.

• • Organiseerimistahvel. Sellisel vahendil on palju variante. Lihtsamal kujul on see paneel, millele kinnitatakse nööpidega pabereid. Keerulisemates versioonides võib tahvlil olla väikesed sahtlid ja riputuskinnitused.

• • Mini-kummut. See on täpselt sama nagu tavaline kummut, kuid palju väiksem. Selles on väga mugav dokumente hoida. Kui need on sorteeritud erinevatesse sektsioonidesse, ei lähe nad kunagi kaduma! Kummuti sahtlid võivad olla erineva suurusega: väikesed pisipaberite jaoks, suured jooniste jaoks.

• • Rippkast. Lihtsalt väike kast või korv, mis on seinale kinnitatud nagu postkast. Sellises asjas, mis on paigutatud esikusse, on mugav hoida kaasatoodud kirju ja kviitungeid.

• • Taskuümbrik. Sarnaneb eelmise variandiga, kuid see pole karp, vaid ümbrik. Seda saab kinnitada laua, külmiku või kapi külge. Võimaldab hoida ajutiselt vajalikke dokumente, ilma väärtuslikku ruumi hõivamata.

• • Paberikorv. Ei, mitte prügikorv – vaid spetsiaalne, hoiustamiseks. Asetatakse lauale või kappi, võib olla mitme sektsiooniga. Lihtne, odav, kuid tõhus viis dokumentide hoidmiseks.

• • Tihti kasutatavaid pabereid võib hoida portfellkaustas. Sellel on käepide kaasaskandmiseks. See on konstrueeritud nii, et dokumendid selles ei kortsu. Tavaliselt on mõeldud A4-formaadis paberite jaoks. Vajadusel, et mitte raisata aega vajalike paberite otsimisele, võib lihtsalt haarata portfellkausta ja joosta asju ajama.

Kasutame digitehnoloogiat

Ravimite, seadmete ja kontoritehnika juhised võtavad palju ruumi. Palju lihtsam on neid elektrooniliselt hoida. Selleks tuleb leida samad andmed internetist ja võrrelda neid paberkandjal olevatega, et veenduda nende identsuses. Võib lihtsalt pildistada juhised ja salvestada need arvutis olevasse kausta. Viimane tuleb aga eraldada nii, et seda kogemata ei kustutataks. Saadud failidest on parem teha veel üks koopia välisele andmekandjale, näiteks mälukaardile, või saata need pilveteenusesse.

Igaks juhuks võib skannida ka ülejäänud dokumendid. Kuid siis tuleb muretseda elektroonilise süsteemi turvalisuse pärast võimaliku häkkerirünnaku vastu. Kellelegi ei meeldi isiklike andmete lekkimine internetti.

Muide, arvuti või mobiiltelefoni kasutamine on mugav paberite kehtivusaegade jälgimiseks. Piisab lihtsalt vajalike kuupäevade sisestamisest kalendrisse, et elektrooniline seade teavitaks konkreetse paberi kehtivusaja lõppemisest. Seejärel jääb üle vaid vabaneda ebavajalikust paberist.

Ilmselt on koduste dokumentide hoidmise peamine reegel lihtne: põhjalikkus ja regulaarsus koduste paberitega töötamisel on tagatis, et vajalik dokument ei kao kõige olulisemal hetkel.

Kõiki dokumente ei tasu hoida. Kuid on palju pabereid, mida igaüks meist peaks endaga kaasas kandma. Neid tuleb hoida turvalistes ja varjatud, kuid piisavalt kergesti ligipääsetavates kohtades. Võib teha dokumentidest elektroonilisi ja tavalisi koopiaid – need võivad kasuks tulla. Igatahes aitavad korralik hoidmine ja põhjalik paberite sorteerimine neid tervena säilitada.